Si bien es cierto, la facturación manual es un método que se ha mantenido con el paso del tiempo por ser un proceso bastante sencillo. No obstante, cuando un negocio comienza a crecer y el número de clientes se multiplica, los sistemas digitales se convierten en la mejor herramienta para agilizar los procedimientos contables y reducir los inconvenientes que pueden presentarse en las facturas impresas.
Es así como la facturación online se ha convertido en un recurso valioso para autónomos y empresarios a los cuales les resulta tedioso generar facturas manuales y buscan una alternativa para archivar esta información de forma inteligente y reducir el gasto de dinero en material impreso.
La facturación electrónica permite la personalización de la empresa y ofrece la información de forma rápida
Cuando se piensa en facturar online son muchas las variables que engloba una metodología de esta categoría, ya que las facturas gratis se pueden personalizar de acuerdo con las necesidades de cada empresa y la facturación gratis online facilita el procesamiento de información contable, bien sea para la entrega de emisión de facturas a los clientes o para disponer de estos datos en el momento que la compañía lo requiera.
Por eso para un emprendedor que le guste mantener el orden y la pulcritud de toda la información procesada dentro de la organización empresarial, la facturación electrónica es el método más eficaz, ya que es la forma más idónea para disminuir el riesgo de cometer errores y facturar de manera más rápida y segura.
Con esta nueva metodología se hará mucho más fácil cambiar cualquier dato que se haya ingresado de forma equivocada y les permitirá a las empresas ahorrar un tiempo considerable, el cual es útil para agilizar otras actividades empresariales.
¿Cuáles son los principales errores que se comenten en la facturación manual?
Ciertamente identificar los errores cometidos en la facturación manual es mucho más complicado que conseguirlos de forma digital, ya que un sistema inteligente será capaz no solo de mostrar la equivocación de forma inmediata, sino de realizar los cálculos correctos de acuerdo con las fórmulas contables ingresadas. La falta de identificación en las facturas es uno de los principales problemas que se presentan cuando a una empresa se le realiza una auditoría fiscal, ya que provoca que el recibo emitido sea inválido y en algunos casos puede llegar a provocar hasta la pérdida del pago.
Asimismo, otro error bastante común es no colocar la fecha o ingresar una incorrecta, lo cual afecta la clasificación del ejercicio con el paso del tiempo y afecta los resultados financieros de cada cierre de mes. También la numeración es otro factor que puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza si no se ejecuta de la forma adecuada, ya que cada código individual es independiente por cada año.
Entre tanto, el concepto de la venta es otro inconveniente que se presenta cuando no se detalla de forma clara, en la facturación electrónica este factor se facilita porque se puede clasificar por el tipo de prestación de servicios. El método de pago y la fecha de vencimiento son elementos importantes que muchas veces también se suelen dejar de lado en la facturación manual.
Ventajas de la facturación online
Definitivamente son múltiples los beneficios que genera la facturación online a una empresa, sobre todo por la rapidez y seguridad que garantiza a los usuarios. A continuación se describirán algunas ventajas importantes de este método contable.
- Estos sistemas cuentan con soporte gratuito para resolver dudas o solucionar cualquier inconveniente que se presente con el proceso de emisión y recepción de facturas.
- Garantiza a los autónomos y empresas un ahorro considerable de tiempo, ya que puede emitir copias cada mes, sin la necesidad de ingresar los datos nuevamente.
- Los datos ingresados se guardan en la nube, lo cual permite que la persona pueda acceder a la información en el momento que lo necesite.
- Es una herramienta altamente intuitiva y versátil, por lo cual cualquier usuario podrá acceder sin complicaciones y aprenderá a utilizar de forma rápida y sencilla.
- Ofrece mayor seguridad, ya que la información estará resguardada y habrá menor riesgo de perder facturas, porque el sistema garantiza copias diarias de cada facturación que realice la empresa.
- Permite compartir las facturas con los departamentos con los cuales sea necesario tramitar la información, así como con la gestorías que procesan este tipo de datos contables.
Sin duda, la facturación electrónica es la mejor manera de configurar las facturas de acuerdo con las necesidades de la empresa y las exigencias de los organismos fiscales regulatorios. Esta metodología permite procesar facturas en cualquier idioma, moneda, con diversos impuestos y tipos de retención, aparte que con solo un clic se pueden optimizar todos los procesos contables de una organización y mejorar de forma notable la imagen de una marca o servicio.
